CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ MÃ SỐ MÃ VẠCH

Quay Lại

Câu 1:   Công ty con nhập sản phẩm từ nước ngoài về, đóng gói (lấy tên của công ty con) và phân phối tại thị trường Việt Nam, vậy mã vạch của những sản phẩm này có lấy trong quỹ số của công ty Mẹ hay không? Hay phải đăng ký mã số mã vạch khác?

Trả lời: Công ty con nhập sản phẩm từ nước ngoài về, đóng gói (lấy tên của công ty con) và phân phối tại thị trường VN, thì công ty con nên đăng ký một Mã doanh nghiệp riêng để cung cấp cho các nhãn hàng đó và các nhãn hàng khác tương tự sau này (nếu có).

Câu 2:   Công ty tại Mỹ có nhãn hiệu riêng là A, yêu cầu công ty tại Việt Nam sản xuất, đóng gói và vận chuyển hàng qua bên đó, nghĩa là sản phẩm hoàn thành dưới nhãn hiệu A, sản xuất và đóng gói tại Việt Nam. Vậy trên bao bì sản phẩm A đó có gán được MSMV của công ty Việt Nam này không? Hay là công ty A đó phải đăng ký MSMV tại Mỹ, và phía công ty Việt Nam có được in MSMV của công ty A trên bao bì kg? có phải gửi công văn thông báo cho Tổng Cục không?

Trả lời: Sử dụng MSMV của Công ty tại Mỹ hay Công ty gia công tại Việt Nam là tùy thuộc vào sự thỏa thuận giữa hai bên, không có quy định bắt buộc sử dụng MSMV của ai.

– Trong trường hợp nếu Công ty tại Mỹ có MSMV và yêu cầu Công ty Việt Nam in MSMV này trên sản phẩm mà Công ty Việt Nam gia công đó thì công ty Việt Nam phải làm thủ tục thông báo cho Tổng cục việc sử dụng mã nước ngoài trên sản phẩm.

– Trong trường hợp Công ty Việt Nam sử dụng MSMV của mình thì phải đảm bảo các quy định và thông lệ quốc tế hiện hành có liên quan.

Câu 3:   MSMV biểu hiện như thế nào trên bao nhiêu bao bì hàng hóa?

Trả lời: Mã vạch là một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ được sắp xếp theo một quy tắc mã hóa nhất định để thể hiện mã số (hoặc các dữ liệu gồm cả chữ và số) dưới dạng máy quét có thể đọc được.

Bên dưới mã vạch là dãy mã số tương ứng.

MSMV được in trực tiếp lên đối tượng cần quản lý như thương phẩm, vật phẩm, các thùng hàng để giao nhận/ vận chuyển.

Câu 4:   Tại sao cần cả mã số và mã vạch? Không thể một trong hai, hoặc mã số hoặc mã vạch?

Trả lời: Để luận giải cho việc tại sao cần cả MS lẫn MV, chúng ta hãy hình dung công tác quản lý tại một siêu thị lớn kinh doanh một lúc hàng ngàn loại thương phẩm khác nhau. Mỗi loại thương phẩm có cùng đặc tính và giá tiền lại được nhập về từ hàng trăm nhà cung cấp khác nhau mà tốc độ tiêu thụ mỗi loại hàng cũng khác nhau tức nhu cầu quản lý để nhập tiếp mỗi loại hàng cũng khác nhau…

Như chúng ta biết, mã số là do con người ấn định để gán cho đối tượng cần quản lý. Nếu không dùng biện pháp mã hóa từng thương phẩm bằng mã số thì nhà quản lý sẽ mất nhiều công sức, thời gian cũng như giấy tờ để mô tả chúng bằng chữ viết. Khi không cần quét tự động người ta sẽ chỉ đặt mã số. Mã số ở đây chính là chìa khóa mở ra kho chứa toàn bộ dữ liệu liên quan đến thương phẩm, nhưng mã số có nhược điểm là máy móc chưa đọc được do vậy khi con người xử lý sẽ không thể tránh khỏi sai sót với tốc độ chậm.

Để giải quyết vấn đề này, mã số đã được mã hóa thành mã vạch (tức là một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ được sắp xếp theo một qui tắc mã hóa nhất định) dưới dạng máy quét có thể đọc được. Kết quả là chúng ta thấy khi bán hàng trong siêu thị, nhân viên bán hàng chỉ việc dùng máy quét để quét mã vạch trên thương phẩm.

Nhờ ứng dùng phần mềm và công nghệ thông tin kết hợp MSMV mà công tác quản lý cũng như kinh doanh đã trở nên nhanh chóng, chính xác, tự động…. đem lại nhiều lợi ích cho người sử dụng.

Câu 5:   Có bao nhiêu loại MSMV?

Trả lời:

5.1   Các loại mã số GS1 gồm:

– mã địa điểm toàn cầu GLN;

– mã thương phẩm toàn cầu GTIN;

– mã contenơ vận chuyển theo xêri SSCC;

– mã toàn cầu phân định tài sản GRAI & GIAI;

– mã toàn cầu phân định quan hệ dịch vụ GSRN;

– mã toàn cầu phân định loại tài liệu GDTI và một số loại mã đặc thù khác;

5.2   Các loại mã vạch thể hiện các loại mã số GS1:

– mã vạch thể hiện mã số thương phẩm toàn cầu: EAN 8, EAN 13, ITF 14;

– mã vạch thể hiện các loại mã số khác là mã vạch GS1-128;

– ngoài ra còn có mã giảm diện tích: databar, mã QR…

5.3   Mỗi loại MSMV được thiết kế chỉ để ứng dụng cho một đối tượng đặc thù nên không thể thống nhất thành một được.

Câu 6:   Cách đọc MSMV?

Trả lời:

6.1   Cách đọc mã số: Cấu trúc của mã số thương phẩm toàn cầu loại thông dụng nhất hiện nay tại Việt Nam là mã GTIN 13 gồm 13 chữ số. Khi đọc mã số này chúng ta đọc từ trái sang phải theo thứ tự sau:

– Ba chữ số đầu tiên 893 thể hiện Mã quốc gia GS1 do Tổ chức GS1 quản trị và cấp cho Việt Nam;

– Bốn, năm, sáu hoặc bảy chữ số tiếp theo thể hiện Số phân định doanh nghiệp do GS1 Việt Nam quản trị và cấp cho tổ chức sử dụng mã số GS1;

– Năm hoặc bốn hoặc ba hoặc hai chữ số tiếp theo thể hiện Số phân định vật phẩm do tổ chức sử dụng mã số GS1 quản trị và cấp cho các vật phẩm của mình;

– Chữ số cuối cùng thể hiện Số kiểm tra (được tính từ mười hai chữ số đứng trước theo thuật toán xác định của GS1).

6.2   Cách đọc mã vạch: Dùng máy quét mã vạch

Câu 7:   Yêu cầu buộc phải có MSMV trên hàng hóa?

Trả lời: Tại Việt Nam, hiện nay việc sử dụng MSMV là không bắt buộc mà tùy theo nhu cầu của người sử dụng khi thấy cần phải sử dụng MSMV để tạo thuận lợi cho công tác quản lý, kinh doanh của mình.

Câu 8: Công ty tôi là công ty A trước đây đã đăng ký Mã số mã vạch và đã được Tổng cục TCĐLCL cấp mã số doanh nghiệp. Hiện nay công ty tôi đang tiến hành thủ tục giải thể và có một Công ty B mua lại công ty của tôi và muốn sử dụng lại mã số mã vạch chúng tôi đã được Tổng cục cấp lên sản phẩm. Trong trường hợp này công ty tôi (công ty A) và Công ty B phải làm những thủ tục gì?

Trả lời: Trong trường hợp mua lại vẫn giữ GPKD của công ty cũ thì thực hiện thủ tục đổi tên trên Giấy chứng nhận MSMV. Trường hợp đã trả GPKD cũ thì phải đăng ký lại MSMV mới

Câu 9: Doanh nghiệp tôi đã được cấp mã số doanh nghiệp. Hiện nay chúng tôi ra thêm sản phẩm thì chúng tôi có phải đăng kí mã số doanh nghiệp khác không?

Trả lời: Khi đã được cấp mã số doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể dùng mã số doanh nghiệp của mình phân bổ cho các sản phẩm của mình. Nếu doanh nghiệp đã được cấp mã doanh nghiệp 10 chữ số, doanh nghiệp được phân bổ mã số sản phẩm từ 00 đến 99; Nếu doanh nghiệp đã được cấp mã doanh nghiệp 9 chữ số, doanh nghiệp được phân bổ mã số sản phẩm từ 000 đến 999; Nếu DN đã được cấp mã doanh nghiệp 8 chữ số, doanh nghiệp được phân bổ mã số sản phẩm từ 0000 đến 9999. Việc phân bổ mã số cho các sản phẩm của mình sẽ do DN tự phân bổ sao cho các sản phẩm không bị trùng lặp mã số. Tuy nhiên khi phân bổ mã số cho các sản phẩm, DN phải cập nhật bảng danh mục sản phẩm đã gán mã số mới nhất cho Tổng cục và thực hiện cập nhật lên hệ thống MSMV Quốc Gia (VNPC). Khi nào sử dụng hết quỹ số đã được cấp, DN mới cần đăng kí mã số doanh nghiệp khác.

Câu 10: Mã đáp ứng nhanh QR (quick response) là gì ?

Trả lời: Mã vạch QR là một trong các loại mã vạch hai chiều, do một công ty của Nhật thiết kế chế tạo. Do có nhiều ưu việt nên mã vạch QR đã được tiêu chuẩn hóa thành tiêu chuẩn quốc tế (ISO/IEC 18004) để áp dụng chung trên toàn thế giới. Việt Nam đã công nhận ISO/IEC 18004 thành tiêu chuẩn quốc gia (TCVN 7322) về loại mã này.

Các đặc tính ưu việt của mã vạch QR là:

Mã hóa được số lượng lớn thông tin và hình ảnh;
Tiết kiệm diện tích;
Mã hóa được tất cả các loại ký tự (tiếng Anh, Trung Quốc, Nhật Bản …);
Chính xác và an toàn khi quét.
Hiện tại có một số cơ quan đang có nhu cầu sử dụng mã QR trong quản lý nhân sự (công chức, bệnh nhân …) và vật phẩm (phụ tùng, chi tiết lắp ráp…).

Câu 11: Các câu hỏi về xác định nguồn gốc

Tại sao hệ thống xác định nguồn gốc nội bộ của công ty là chưa đủ?

Hầu hết các công ty đều sở hữu độc quyền hệ thống xác định nguồn gốc nội bộ cho phép họ truy nguyên sản phẩm khi ở bên trong bốn bức tường của mình. Tuy nhiên, hầu hết các công ty không thu thập, lưu hồ sơ hay chia sẻ thông tin xác định nguồn gốc mà các đối tác thương mại yêu cầu và do đó, quá trình này bị phá vỡ khi ra khỏi bốn bức tường của họ. Một thực tế khác là không phải mọi công ty đều sử dụng cùng một hệ thống xác định nguồn gốc. Để các đối tác thương mại có thể truy nguyên sản phẩm trước và sau trong chuỗi cung ứng, các công ty cần tăng thêm (không thay thế) hệ thống xác định nguồn gốc nội bộ của mình bằng thông tin quan trọng chuẩn hóa phục vụ như liên kết giữa các hệ thống xác định nguồn gốc nội bộ của các đối tác thương mại. Ít nhất là thông tin về GTIN và số lô/đợt đóng vai trò như những phần dữ liệu quan trọng về từng thùng sản phẩm và cũng cần được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu của mỗi đối tác thương mại để việc theo dõi và truy nguyên diễn ra nhanh chóng.

Tại sao việc thể hiện GTIN và số lô/đợt trên từng thùng lại quan trọng?

GTIN và số lô/đợt kèm theo là những thông tin tối thiểu cần thiết cho nhà đóng gói, đóng gói lại hay người vận chuyển để truy nguyên nguồn gốc sản phẩm. Càng nhiều thông tin trên số lô/đợt thì càng có thể truy nguyên cụ thể và do đó giảm thiểu sự ảnh hưởng đến lượng sản phẩm liên quan. GTIN và số lô/đợt cần được đưa ra dưới dạng người đọc được và máy đọc được (mã vạch). Trong trường hợp có thu hồi, thông tin người đọc được sẽ cho phép con người có thể nhận biết thùng có liên quan và loại ra khỏi hoạt động của mình.

Tại sao việc có SSCC và số lô/đợt trên mỗi đơn vị hậu cần lại quan trọng?

Số SSCC và thông tin về lô/đợt kèm theo là cần thiết cho nhà đóng gói, đóng gói lại, người trồng trọt hay người vận chuyển để truy nguyên sản phẩm về nguồn gốc xuất xứ. Càng nhiều thông tin sản phẩm thể hiện thông qua số lô/đợt thì càng có thể truy nguyên cụ thể và do đó sẽ giảm thiểu sản phẩm liên quan.

Tại sao việc mã hóa GTIN và số lô đợt thành mã vạch GS1–128 lại quan trọng?

Việc này cho phép nắm bắt tự động thông tin này và loại trừ bỏ công đoạn nhập bằng tay các dữ liệu tiếp nhận/vận chuyển từng thùng cho các đối tác thương mại.

Mã vạch GS1-128 là mã vạch được thừa nhận rộng rãi nhất trong chuỗi cung ứng thực phẩm hiện nay, là loại mã mà hầu hết các nhà bán lẻ/tổ chức dịch vụ thực phẩm có khả năng đọc và là loại có dung lượng lưu trữ lớn đối với cả GTIN và số lô/đợt.

Tại sao điều quan trọng là ghi lại thông tin này?

Nếu việc thu hồi xảy ra đối với một GTIN cụ thể và số lô/đợt kèm theo, bây giờ bạn có thể sử dụng hai trường này để nhìn vào hệ thống xác định nguồn gốc nội bộ của mình và tìm ra ngày tháng mà tổ hợp GTIN cụ thể đó được đưa vào và đưa ra khỏi cơ sở của bạn.  Khi đó bạn có thể điều tra thêm trong hệ thống xác định nguồn gốc nội bộ của mình để nghiên cứu xem những gì đã xảy ra trong khoảng thời gian đó.

Có được thông tin này trong cơ sở dữ liệu, không phải là bản giấy, cho phép bạn tách biệt sản phẩm quan tâm trong vòng vài phút. Điều này cho phép bạn nhanh chóng xác định từng người xử lý sản phẩm, khi sản phẩm đó thuộc phạm vi trách nhiệm của mỗi người xử lý và những gì xảy ra với sản phẩm đó.

Lợi ích của việc xác định nguồn gốc một bước trước và một bước sau là gì?

Điều quan trọng là mỗi công ty có thể truy nguyên xuất xứ sản phẩm được tiếp nhận và nơi nó được vận chuyển. Thực tiễn xác định nguồn gốc cơ bản đã được gắn kết trong quá trình kinh doanh chung như mua hàng, tiếp nhận, lưu kho, sản xuất và phân phối. Điều này làm cho mô hình một bước trước, một bước sau trở nên dễ dàng thực thi với nhà cung cấp cũng như các đối tác liên quan.

Lợi ích của việc sử dụng Thông báo điện tử về việc chuyển hàng đi là gì?

Khi công ty quét và ghi lại trong nội bộ thông tin về thùng hàng (ví dụ, GTIN và số lô/đợt) việc sử dụng Thông báo điện tử về việc chuyển hàng đi sẽ cung cấp một giải pháp để đẩy nhanh quá trình tiếp nhận. Quá trình vận chuyển/tiếp nhận được tăng cường thúc đẩy việc sử dụng Mã côngtenơ vận chuyển theo xêri GS1 (SSCC) để phân định đơn nhất từng pallet. Thông tin về pallet này bây giờ có thể được truyền đạt cả trên pallet (sử dụng mã vạch GS1-128) lẫn thông qua thông điệp điện tử (sử dụng EDI EANCOM®). Vì thông điệp điện tử có thể được trao đổi trước khi tiếp nhận hàng hóa thực nên người nhận có thể hiểu được sự kết hợp của mỗi thùng với một pallet cụ thể. Quá trình này được mô tả thêm như sau:

Bước 1:

  • Ấn định số SSCC đơn nhất cho từng pallet
  • Mã hóa số SSCC thành mã vạch GS1-128
  • In mã vạch lên nhãn pallet

Bước 2:

  • Quét GTIN từ từng thùng thuộc pallet đó và kết nối với số SSCC pallet

Bước 3:

  • Sử dụng nhãn cho pallet

Bước 4:

  • Gửi Thông báo điện tử về việc chuyển hàng đi đến đối tác thương mại bằng cách sử dụng thông điệp điện tử (EANCOM®)
  • Truyền Thông báo điện tử về việc chuyển hàng đi đến người nhận ngay khi chuyến hàng đã được chuẩn bị sẵn sàng để chuyển đi

Bước 5:

  • Người nhận tiếp nhận Thông báo điện tử về việc chuyển hàng đi và ghi lại số SSCC cũng như các thông tin tương ứng của nó

Bước 6:

  • Người nhận dỡ lô hàng
  • Người nhận quét số SSCC trên nhãn
  • Người nhận tìm trên hệ thống hồ sơ nội bộ về số SSCC nội bộ
  • Khi tìm được số SSCC, nội dung về pallet được kết nối tự động với chuyến hàng (GTIN, số lô/đợt, số lượng)

Câu 12:  Mã số toàn cầu phân định địa điểm GLN là gì

12.1  Định nghĩa:

GLN là chìa khóa tham khảo cho các tệp tin (file) dữ liệu trong máy vi tính được dùng để hướng các thực thể (hàng hóa, giấy tờ trên cơ sở thông tin, thông tin điện tử …) đến các địa điểm (mang tính tự nhiên hay chức năng) hoặc đến các bên tham gia.

12.2 GLN phân định cái gì:

GLN có thể phân định bất kì một bên hay địa điểm nào có thể gán địa điểm như:

Các cơ quan hợp pháp: toàn bộ các công ty, nhà thầu phụ hay các bộ phận như nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng, nhà vận chuyển…
Các vị trí địa lý: một phòng cụ thể trong một tòa nhà, một kho hàng hay cổng của một kho hàng, điểm giao vận, điểm chuyển vận…
Các vị trí mang tính chức năng: một phòng đặc thù với một chức năng hợp pháp (ví dụ: phòng kế toán), một hòm thư hoặc một tệp dữ liệu với một máy vi tính.
12.3 Thông tin gì đi kèm?

GLN là chìa khóa tham khảo để gọi thông tin ra từ cơ sở dữ liệu như:

Tên của bên tham gia;
Địa chỉ bưu điện;
Dạng vị trí (trung tâm sản xuất, nhà kho, nơi bán hàng, cơ quan đầu não);
Khu vực;
Số điện thoại, fax;
Người liên lạc;
Thông tin về tài khoản trong ngành hậu cần.
Ngoài ra, GLN còn có thể bao gồm cả:

Tiểu sử của công ty;
Số phòng;
Số vào;
Số lãi.
 

Câu 13:  Nếu việc sử dụng mã số mã vạch để quản lý hàng hóa nội bộ thì có cần phải đăng ký hay không?

Trả lời: Nếu mã số chỉ sử dụng trong quản lý nội bộ lưu chuyển hàng hóa thì Doanh nghiệp không cần phải đăng ký. Lưu ý Doanh nghiệp nên sử dụng các dãy mã số vốn được khuyến cáo sử dụng trong quản lý nội bộ (ví dụ đối với mã EAN 13 có thể sử dụng các dãy số 020 - 029 hoặc 040-049 hoặc 200-299).